Zoom è il fenomeno di oggi (nel bene e nel male…). La piattaforma di incontri cloud, che consente di partecipare a conferenze virtuali con opzioni di condivisione di video, audio e schermo, è un ottimo modo per continuare a fare affari quando così tante persone devono lavorare da casa.

Zoom, che funziona su Windows e Mac, oltre che su Android e iOS, e richiede la creazione di un account, anche se è gratuito. Potete trovarne l’uso personale, come ad esempio feste virtuali per guardare le vostre serie TV e i vostri film preferiti. Forse il vostro lavoro richiede un monitoraggio quotidiano per essere sicuri di essere tutti sulla stessa lunghezza d’onda. Qualunque sia la ragione per usare Zoom, se siete nuovi all’applicazione, può sembrare scoraggiante, soprattutto con le molte recenti preoccupazioni in materia di sicurezza e privacy. Non sorprende quindi che Zoom possa affrontare problemi di sicurezza (ad esempio, persone che si uniscono alla vostra riunione senza essere state invitate) o problemi di archiviazione e crittografia dei dati.

Se scegliete di utilizzare Zoom – forse perché è l’unica cosa che la vostra azienda permette, o perché non volete spendere più soldi o cambiare fornitore – ci sono modi per essere sicuri di avere una maggiore sicurezza ad ogni chiamata.

Basta seguire questi consigli per iniziare con Zoom.

Come posso organizzare un incontro?

Se si vuole organizzare il proprio incontro Zoom, piuttosto che unirsi a quello di qualcun altro, è necessario che il client sia installato. Scaricate l’applicazione dal Centro di Download Zoom scegliendo il pulsante di download sotto “Zoom Meeting Client”.

  1. Una volta installato Zoom, effettuare il login per essere accolti da una serie di icone diverse. Dovreste vedere un’icona arancione con una macchina fotografica che dice “Nuovo incontro”.
  2. Selezionando questa opzione, sarete condotti in una nuova sala conferenze virtuale.
  3. In fondo alla finestra della conferenza troverete l’opzione “Partecipanti”. Clicca su di esso
  4. Nel riquadro a destra, cliccare sul pulsante “Invita”. Quando si fa clic su questa icona, si è invitati a invitare le persone alla riunione. Potete farlo dalla vostra lista di contatti o digitando una lista di indirizzi e-mail.
  5. Una volta invitate le persone desiderate, dovete aspettare nella vostra sala virtuale che i partecipanti si uniscano a voi.

Se avete bisogno di chiudere la riunione per qualsiasi motivo e crearne una nuova, assicuratevi di cliccare sul pulsante “Fine riunione” nell’angolo in basso a destra della finestra prima di iniziarne una nuova.

Come si fa a disattivare l’audio della riunione?

Se non siete pronti a parlare quando siete in una riunione di Zoom, o se volete solo stare tranquilli per evitare di essere disturbati da un cane che abbaia o da bambini che chiacchierano, dovrete familiarizzare con il pulsante mute. Se si utilizza l’audio da un computer o da un dispositivo mobile, guardare le icone nella barra dei menu a schermo per vedere se si è in modalità mute per impostazione predefinita.

Se vedete una barra rossa sopra l’icona del microfono, siete in silenzio. Per disattivare il muting, fare clic sul pulsante “Abilita” nell’angolo in basso a sinistra della finestra della riunione. Gli altri partecipanti dovrebbero essere in grado di sentirvi perfettamente, a condizione che il vostro suono sia impostato correttamente. È sempre possibile passare a un ingresso audio diverso durante la riunione (ad esempio, un auricolare sul microfono incorporato del computer) premendo la piccola freccia verso l’alto accanto all’icona del microfono. È anche possibile utilizzare questa opzione per partecipare alla riunione per telefono mentre si è ancora connessi al video sul client del computer.

Come posso inviare messaggi con la chat?

Come Google Meet o Skype, Zoom consente ai partecipanti di utilizzare la chat di testo per inviare messaggi. Cliccate sul pulsante “Chat” nella barra del menu per aprire il pannello di chat per le chiamate. Digitare ciò che si desidera dire nella casella di testo in fondo allo schermo, quindi premere Invio per inviare il messaggio. Questo permetterà a tutti i partecipanti alla chiamata di vedere cosa avete da dire.

Questo è utile per condividere cose come i link ai siti web o per assicurarsi che tutti abbiano informazioni durante una riunione.

Come posso nascondere o scegliere uno sfondo diverso?

A volte il tuo spazio vitale non è così ordinato come vorresti che fosse. Ci siamo passati tutti. O forse semplicemente non vuoi condividere l’immagine della tua casa con colleghi o sconosciuti. Zoom ha una soluzione a questo problema: lo sfondo virtuale. È possibile selezionare uno sfondo personalizzato in Zoom per coprire tutto ciò che si trova dietro di voi con immagini incorporate, uno sfondo nero o quello che preferite.

Cliccare la freccia accanto all’azione “Stop Video”. Scegliere “Scegliere lo sfondo virtuale” dal menu aperto. Una volta selezionata questa opzione, vedrete un’anteprima video di come siete voi e il vostro ambiente. Sotto la finestra di anteprima dovrebbe esserci una selezione di diverse immagini che potete impostare come sfondo.

Se avete uno schermo verde, selezionate l’opzione “Ho uno schermo verde” per rendere più efficiente il vostro lavoro di sfondo. Dietro di voi apparirà lo sfondo selezionato. Ta-da! Niente più strapazzi per ripulire, e la tua privacy è protetta!

Come rendete privata la vostra sala riunioni?

Probabilmente avete sentito parlare di Zoombing. È un fenomeno che è cresciuto in popolarità ora che così tante persone passano il tempo a casa durante l’isolamento sociale e la reclusione. Lo zoom si verifica quando persone non invitate possono accedere alla vostra riunione privata di Zoom per condividere contenuti inappropriati o per disturbare in altro modo la vostra riunione.

Potete evitarlo creando una password per la vostra riunione prima di programmarla, che garantirà che nessuno possa entrare nella vostra riunione senza di essa. Quando programmate la vostra riunione e inviate gli inviti, assicuratevi di spuntare la casella accanto a “Richiede una password”. Questo vi permetterà di inserire una password e di condividerla con le persone che volete vedere durante la vostra riunione.

Questo è uno dei modi più semplici per bloccare i visitatori indesiderati, ma si può anche bloccare la riunione, il che impedisce a chiunque altro di partecipare, anche se ha la password. Nell’angolo in basso a destra della vostra riunione, cliccate su “More” e poi cliccate su Lock Meeting.

Questi sono due modi infallibili per assicurarsi di non cadere vittima di questo effetto dannoso di Zoom. Vi suggerisco di leggere questo articolo per rendere il vostro account Zoom il più sicuro possibile.